Documentação

Primeiros passos

Visão geral do dashboard

Depois de criar sua conta e concluir o onboarding, você chega ao dashboard da clínica. A barra lateral esquerda dá acesso rápido a Overview, Appointments, Patients, Providers e Settings.

A página Overview é o centro de controle da operação. Ela mostra:

• Stats bar — consultas de hoje, volume da semana, total de pacientes e equipe, sempre com uso comparado aos limites do plano
• Today's schedule — lista em tempo real das consultas do dia com paciente, horário, tipo, profissional e status
• Upcoming — as próximas 5 consultas ao longo dos 7 dias seguintes
• Platform features (somente admins Group+) — status de Analytics, WhatsApp, HubSpot e AI Assistant, com links diretos para configuração
• Quick actions — atalhos para criar consultas, adicionar pacientes, gerenciar profissionais e abrir Analytics
• Plan info — plano atual e status da assinatura

Checklist inicial

Se você está começando agora no Genkō, siga estes passos em ordem. Em geral, tudo leva entre 10 e 15 minutos.

1. Adicione seus serviços — Vá para Settings → Services e crie pelo menos um tipo de consulta. Exemplos: “Initial Consultation (60 min)”, “Follow-up (30 min)”, “Assessment (45 min)”.
   Os serviços definem a duração e ajudam o paciente a entender o que esperar. Você pode adicionar mais opções depois.
2. Adicione um profissional — Vá para Providers e envie um link mágico com Invite Provider ou use Assign myself as Provider. Depois clique em Edit Schedule para definir a disponibilidade semanal.
3. Adicione um paciente — Vá para Patients e clique em Add Patient. Full name é obrigatório; email e telefone ajudam na comunicação e nos lembretes.
4. Agende a primeira consulta — Abra Appointments → New Appointment. Escolha paciente, profissional, serviço, data e horário. O primeiro agendamento ajuda a entender como o calendário funciona.
5. Ative o portal do paciente (opcional) — Em Settings → Portal, habilite o autoagendamento. Você receberá um link público para compartilhar com pacientes.
   Próximo passo: convide membros da equipe em Settings → Members para dividir a gestão dos agendamentos.

Consultas

Agendar uma consulta

Clique em New Appointment no canto superior direito da página de consultas. O formulário solicita:

• Patient — pesquise por nome ou email. Se o paciente ainda não existir, você pode criá-lo ali mesmo.
• Provider — só aparecem profissionais com disponibilidade na data escolhida.
• Service — tipo de consulta que define a duração padrão, ajustável se necessário.
• Date & Time — o seletor destaca dias com horários livres; horários indisponíveis ficam em cinza.
• Notes — observações internas para a equipe, não visíveis ao paciente.

Ao salvar, a consulta aparece no calendário. Emails de confirmação são enviados automaticamente ao paciente e ao profissional, se as notificações por email estiverem ativadas.

Visualizações do calendário

No topo da página Appointments, você pode alternar entre três visualizações:

• Day view — foco em um único dia, hora por hora.
• Week view — visão completa da semana, ideal para enxergar lacunas e distribuir agenda entre vários profissionais.
• Month view — visão mais ampla para planejamento de longo prazo.

Também é possível filtrar por profissional para ver apenas uma agenda específica ou visualizar todos juntos. A última visualização usada fica salva.

Detecção de conflitos

O Genkō evita agendamentos duplicados automaticamente. Cada marcação passa por checagem em tempo real:

• Se você tentar marcar um profissional em um horário já ocupado, a ação falha com erro.
• A validação acontece no servidor, então múltiplos membros da equipe podem reservar ao mesmo tempo com segurança.
• O calendário já bloqueia visualmente horários indisponíveis antes da gravação.

Buffer minutes (disponível no plano Practice+) cria intervalos entre consultas para preparo, registro ou pausas.

Status das consultas

Cada consulta passa por um ciclo com quatro status possíveis:

• Scheduled — consulta confirmada e exibida no calendário.
• Completed — marque após o atendimento. Isso ajuda em produtividade e relatórios.
• Cancelled — cancelada pela equipe ou pelo paciente. O horário volta a ficar disponível.
• No-show — paciente não compareceu. Esse status fica separado do cancelamento.

Staff, providers e admins podem alterar o status na visualização de detalhes. Apenas owners e admins podem excluir consultas.

Pacientes

Adicionar pacientes

Abra Patients na barra lateral e clique em Add Patient. Você pode preencher:

• Full name — obrigatório. É o identificador principal do paciente no sistema.
• Email — opcional, mas recomendado. Usado para confirmações e lembretes.
• Phone — opcional. Útil para contato rápido ou confirmação manual.
• Date of Birth — opcional. Ajuda com contexto clínico e anotações relacionadas à idade.
• Notes — opcional. Registre histórico relevante, alergias ou preferências visíveis à equipe.

Prontuários de pacientes

Clique no nome de um paciente para abrir sua página de detalhes. Nela você pode:

• Ver e atualizar informações de contato
• Consultar histórico completo de consultas
• Adicionar ou editar notas internas visíveis apenas à equipe
• Conferir o uso em relação aos limites do seu plano

Permissões: owners e admins podem editar e excluir pacientes. Providers e staff têm acesso somente leitura.

Limites do plano

Cada plano inclui um limite de pacientes. Ao atingir o limite, será preciso fazer upgrade antes de cadastrar novos pacientes. O uso atual aparece em Settings → Billing.

• Free — até 100 pacientes
• Solo — até 250 pacientes
• Starter — até 500 pacientes
• Group — até 1.000 pacientes
• Practice — até 5.000 pacientes
• Enterprise — ilimitado

Profissionais

Adicionar profissionais

Há duas formas mais comuns de incluir profissionais:

• Invite Provider — envie um convite por magic link na página de profissionais.
• Assign myself as Provider — owners podem se adicionar caso também atendam pacientes.

Profissionais convidados entram com a função Provider e passam a aparecer na agenda assim que configuram especialidade e disponibilidade.

Configurar disponibilidade

Abra o card de um profissional e clique em Edit Schedule para definir a disponibilidade semanal. O Genkō usa isso para mostrar apenas horários realmente reserváveis.

Como funciona:

• Defina a disponibilidade para cada dia da semana
• Escolha hora inicial e final em cada dia útil
• Marque dias sem atendimento como indisponíveis
• O sistema bloqueia agendamentos fora dessas faixas

Regras avançadas de agenda

Clínicas no plano Practice ou superior podem configurar regras mais detalhadas por profissional:

• Buffer minutes — adiciona intervalo entre consultas consecutivas.
• Max appointments per day — define o máximo de consultas por dia.
• Booking window — limita com quanta antecedência o paciente pode agendar.
• Day-of-week restrictions — restringe em quais dias da semana o profissional pode ser reservado no portal.

Serviços

Tipos de consulta

Os serviços, também chamados de tipos de consulta, definem os atendimentos que a clínica oferece. Cada serviço tem:

• Name — nome exibido para equipe e pacientes
• Duration — duração padrão em minutos
• Description — descrição opcional para o portal do paciente

Gerenciar serviços

Em Settings → Services você pode criar, editar ou arquivar serviços:

• Create new services — clique em Add Service e preencha nome, duração e descrição opcional.
• Edit services — use o ícone de lápis para atualizar qualquer serviço existente.
• Archive services — esconda serviços antigos sem apagar o histórico.

Permissões: owners e admins podem gerenciar serviços; providers e staff têm acesso somente leitura.

Detalhes do plano: Free inclui um serviço. Solo e acima liberam vários serviços, taxas de agendamento, sincronização com Google Calendar e cobrança via Stripe. Practice e acima adicionam buffer por serviço.

Equipe

Convidar membros da equipe

Vá até Settings → Members e clique em Invite Member. Informe nome completo, email e função. O fluxo é o seguinte:

• O membro recebe um convite por email com magic link
• Ao clicar, ele ganha acesso imediato à clínica
• Os convites expiram em 72 horas e podem ser revogados na página Members
• Os limites de membros seguem o plano contratado

Funções e permissões

O Genkō possui quatro funções de staff. Cada uma tem um nível de acesso diferente:

• Owner — acesso total, inclusive cobrança, configurações da organização e gestão da equipe.
• Admin — acesso quase total, mas sem transferir propriedade ou excluir a organização.
• Provider — pode ver e gerenciar sua própria agenda e consultas. Lê prontuários, mas não altera cobrança nem membros.
• Staff — pode gerenciar consultas e visualizar dados de pacientes e profissionais, sem alterar organização, cobrança ou configurações principais.

Limites da equipe: o plano inclui um número máximo de membros, excluindo o owner. Owners e admins podem alterar funções ou remover membros a qualquer momento.

Planos e cobrança

Planos disponíveis

O Genkō oferece seis níveis para acompanhar o crescimento da clínica. Todos incluem agendamento, prevenção de conflitos, notificações por email, portal do paciente e gestão de disponibilidade.

Recursos avançados são liberados conforme a clínica cresce:

• Solo e acima: múltiplos serviços, taxas de consulta, sincronização com Google Calendar e pagamentos com Stripe
• Group e acima: Analytics, WhatsApp e acesso à API MCP
• Practice e acima: regras avançadas de agenda, assistente de IA no dashboard e agendamento por WhatsApp com IA
• Enterprise: integrações customizadas, suporte dedicado e SLA

Upgrade ou downgrade

Em Settings → Billing você gerencia o plano atual:

• Upgrade: clique em Upgrade Plan para subir de faixa. Você será redirecionado ao Stripe Checkout e a mudança vale imediatamente.
• Downgrade: entra em vigor ao final do ciclo atual. Verifique se seu uso cabe nos limites do novo plano.
• Intervalo de cobrança: alterne entre mensal e anual na mesma tela.

Portal de cobrança

Depois de assinar, você pode gerenciar a cobrança no portal da Stripe acessado por Settings → Billing → Manage Subscription:

• Atualizar método de pagamento
• Ver e baixar faturas e recibos
• Cancelar a assinatura (o acesso continua até o fim do período)
• Ver histórico de cobrança e próximos lançamentos

Permissões: somente owners e admins podem acessar essa área.

Portal do paciente

Ativar o portal

O portal do paciente permite que pacientes agendem sem intervenção da equipe, reduzindo tarefas administrativas e aumentando a conveniência.

Para ativar:

1. Vá até Settings → Portal
2. Ative Enable Patient Portal
3. Sua clínica recebe uma URL pública única: https://www.getgenko.com/portal/your-slug
4. Compartilhe esse link por email, site, confirmações de consulta ou qualquer outro canal

Autoagendamento do paciente

Quando um paciente abre o link do portal, ele segue um fluxo simples:

1. Explora a oferta: vê serviços disponíveis, descrições e profissionais
2. Escolhe serviço e profissional: decide o atendimento desejado e quem prefere
3. Seleciona data e horário: o calendário mostra apenas horários livres com base na disponibilidade e nas regras
4. Informa contato: nome, sobrenome, email e telefone. Não é necessário criar conta
5. Recebe confirmação: o paciente recebe email e a consulta aparece imediatamente no calendário da clínica

Vinculação inteligente: se o email já existir na base, o agendamento é associado ao registro atual. Caso contrário, um novo paciente é criado.

Analytics e insights

O dashboard de Analytics dá visibilidade em tempo real ao desempenho da clínica. Acompanhe padrões de consulta, produtividade de profissionais, taxas de no-show, crescimento da base e mais, em qualquer período. Os dados podem ser exportados em CSV ou Excel.

Visão geral do dashboard

A página de Analytics fica em Overview → Analytics. No topo, há sete indicadores principais seguidos de detalhamentos interativos.

Seção principal: exibe um resumo do período selecionado. Clique em View full analytics para abrir todos os filtros e métricas.

Intervalo de datas e presets

Você pode selecionar o período de duas maneiras:

• Presets: atalhos como Today, Yesterday, Last 7 days, Last 30 days, Last 90 days, This month, Last month e This year
• Custom range: defina qualquer data inicial e final para comparar meses, campanhas ou mudanças operacionais

O dashboard é atualizado instantaneamente ao trocar o período.

Indicadores principais

No topo da página, você vê sete KPIs do período selecionado:

• Total appointments: total de consultas no período
• Completed appointments: total de atendimentos concluídos
• No-shows: total de faltas
• Cancelled appointments: total de cancelamentos
• Completion rate: percentual de consultas concluídas
• No-show rate: percentual de faltas
• New patients: total de novos pacientes

Detalhamentos e filtros

Abaixo dos KPIs, você pode analisar os dados por:

• By day: volume diário e taxa de conclusão
• By appointment type: popularidade de serviços e taxa de faltas
• By provider: produtividade e desempenho de cada profissional
• By status: divisão entre completed, no-show, cancelled e scheduled

Cada gráfico é interativo e permite filtrar o dashboard inteiro ao clicar em um segmento.

Exportar dados

Todos os dados de Analytics podem ser exportados para análise externa, relatórios ou integrações:

1. Clique em Export no canto superior direito
2. Escolha CSV ou Excel
3. O arquivo inclui os KPIs e os detalhamentos do período selecionado

Integrações

Sincronização com Google Calendar

O Genkō pode sincronizar consultas com o Google Calendar para manter as agendas alinhadas, esteja a equipe olhando no Genkō ou no Google.

Como conectar:

1. Vá para Settings → Integrations
2. Clique em Connect Google Calendar e faça login com a conta desejada
3. Conceda permissão para criar e atualizar eventos no calendário
4. Escolha qual calendário usar
5. Clique em Confirm para iniciar a sincronização

O que sincroniza: novas consultas, atualizações de data/hora e cancelamentos em ambos os sentidos.

• Consultas criadas no Genkō aparecem no Google Calendar em segundos
• Cancelamentos e remarcações são refletidos automaticamente
• Nomes de pacientes, profissionais e notas podem aparecer no evento

Plano necessário: a sincronização com Google Calendar está disponível no plano Solo ou superior.

Desconectar: você pode remover a integração a qualquer momento. Eventos antigos no Google Calendar não são apagados.

API e IA (MCP)

O que é a API MCP?

O Genkō expõe um servidor Model Context Protocol (MCP) que permite a agentes e ferramentas externas de IA ler e escrever dados da clínica por meio de chamadas estruturadas. É a mesma base usada pelo agendador de WhatsApp com IA e pelo assistente do dashboard.

O endpoint MCP é um servidor HTTP stateless compatível com qualquer cliente que fale o transporte MCP Streamable HTTP, como Claude Desktop, OpenAI Agents SDK ou agentes próprios com @modelcontextprotocol/sdk.

Início rápido

1. Vá para Settings → Integrations e role até o painel API Access (MCP).
2. Clique em Add key, dê um nome para a chave e escolha um escopo.
3. Copie a chave bruta imediatamente — ela é mostrada apenas uma vez.
4. No cliente MCP, configure a URL do servidor e o cabeçalho Authorization:

{
  "mcpServers": {
    "genko": {
      "url": "https://www.getgenko.com/api/mcp",
      "headers": {
        "Authorization": "Bearer genko_YOUR_KEY_HERE"
      }
    }
  }
}

Autenticação

Todas as requisições para /api/mcp precisam incluir uma chave válida como Bearer token:

Authorization: Bearer genko_...

As chaves são criadas em Settings → Integrations → API Access (MCP). Cada chave possui um scope:

• Read — apenas ferramentas de listagem e consulta
• Read + Write — também permite criar e atualizar registros
• Admin — acesso completo, inclusive ações administrativas avançadas

As chaves podem ser revogadas a qualquer momento. A revogação é imediata para novas chamadas.

Ferramentas disponíveis

As ferramentas expostas dependem do escopo da chave. Todas operam apenas sobre os dados da sua organização.

Read tools (disponíveis em todos os escopos):

• list_appointments — lista consultas futuras com filtros opcionais
• get_appointment — busca uma consulta específica com detalhes
• list_patients — pesquisa pacientes por nome ou email
• get_patient — retorna um paciente específico
• list_providers — lista profissionais e suas especialidades
• get_provider — retorna perfil e disponibilidade futura de um profissional
• list_appointment_types — lista tipos de consulta e durações
• check_availability — mostra horários livres em um intervalo

Write tools (read + write ou admin, requer Practice+):

• book_appointment — agenda uma nova consulta com checagem de conflito
• update_appointment — altera horário, status ou notas
• cancel_appointment — muda o status para cancelado
• get_patient — retorna registro completo de um paciente por ID
• update_patient — atualiza nome, email ou telefone
• find_or_create_patient — procura por nome/email e cria se necessário

Ferramentas de registros clínicos (write ou admin, requer Practice+):

• get_patient_record — retorna o histórico longitudinal completo do paciente: todas as consultas com notas clínicas e formulários de anamnese em ordem cronológica
• list_appointment_notes — lista todas as notas clínicas de uma consulta (SOAP, evolução, revisão de anamnese, alta)
• get_clinical_note — retorna uma nota clínica por ID com campos SOAP ou texto livre
• get_appointment_intake — retorna o formulário de anamnese enviado pelo paciente para uma consulta
• create_clinical_note — cria uma nota SOAP ou de evolução para uma consulta; salva como rascunho por padrão
• update_clinical_note — atualiza qualquer campo de uma nota ou publica o rascunho com is_draft=false

Ferramentas administrativas (somente admin, requer Enterprise+):

• review_intake — aprova ou rejeita um formulário de anamnese; rejeitados solicitam que o paciente revise antes da consulta

Limites de uso

As requisições da API MCP têm rate limit por chave em uma janela fixa de 60 segundos. O padrão é 100 requisições por minuto. Ao exceder, o servidor responde:

HTTP 429 Too Many Requests
Retry-After: 60

O uso de cada chave nos últimos 7 dias fica visível no painel Settings → Integrations.

Assistente de IA do dashboard

Organizações no plano Practice+ podem ativar um assistente de IA nativo no dashboard. Quando ativado, ele aparece como um chat flutuante no canto inferior direito de todas as páginas do painel. Apenas admins e owners da organização podem usá-lo.

O assistente tem acesso administrativo às ferramentas e pode responder perguntas como:

• “Quem é meu próximo paciente hoje?”
• “Mostre todas as consultas da Maria Santos neste mês”
• “Quais horários estão livres para o Dr. Reyes na sexta?”
• “Atualize a consulta #abc123 para 15h”

Como ativar: vá para Settings → Integrations e ligue Dashboard AI Assistant. O toggle aparece apenas no plano Practice ou superior. Não é necessária chave de API.